15/10/2024
Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện
Quy trình tổ chức sự kiện rất khác nhau vì tính chất, yêu cầu, quy mô, thời gian… khác nhau.
I. Xác định yêu cầu của sự kiện cần tổ chức
1. Loại hình sự kiện: Tổ chức buổi lễ kỷ niệm thành lập, họp báo, hội nghị khách hàng, lễ khai trương, khánh thành nhà máy, tổ chức giới thiệu sản phẩm, hoặc sự kiện ký kết… vì mỗi loại hình sự kiện có phong cách, quy trình các bước, thiết kế, truyền thông, tổ chức khác nhau.
2. Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì: Ghi dấu ấn, công bố, truyền thông thương hiệu, quảng bá thương hiệu, bán hàng, tri ân đối tác, nhà cung cấp, demo ra mắt sản phẩm ấn tượng….
Thành phần tham dự sự kiện: khách nước ngoài hay trong nước? Đến từ quốc gia nào? Đặc điểm văn hóa của đối tượng khách hàng cần lưu ý? Độ tuổi, giới tính, trình độ và đẳng cấp xã hội của đối tượng khách hàng tại sự kiện. Sự kiện có sự tham gia của khách từ chính quyền không? Ai là đối tượng cần phục vụ chính nhất của sự kiện.
3. Quy mô sự kiện: Ngân sách dự kiến? Số lượng khách? Thời lượng chương trình sự kiện? Diện tích không gian cần và đủ để tổ chức sự kiện? (Khách hàng có không gian sẵn chưa? Ngoài trời hay trong nhà? Đặc điểm của mặt bằng có sẵn hoặc yêu cầu như thế nào?)
Thời gian tổ chức sự kiện: Diễn ra vào khung giờ nào? (liên quan đến ánh sáng, tiếp đón), ngày tháng năm nào? Có đủ để thực hiện các yêu cầu sự kiện hay không? Thời điểm và thời gian tổ chức có bị chi phối bởi thời tiết hay không? (có quá nắng, hoặc mưa?)
Buổi lễ sự kiện cần lưu ý nêu lên đực điểm nổi trội (yêu cầu đặc biệt nhất) là gì của sản phẩm, dịch vụ…
4. Gam màu, phong cách sự kiện là gì?
Những lưu ý quan tâm hàng đầu của sự kiện này là gì? (để tập trung tránh hoặc nêu bật).
II. Tìm ý tưởng thực hiện
Mỗi sự kiện, cần đưa ra ít nhất 3 options về ý tưởng chương trình, những ý tưởng này cần được sàn lọc dựa trên yêu cầu của sự kiện. Sự sáng tạo là yếu tố rất quan trọng trong sự kiện, nhưng để ý tưởng đúng với thông điệp chính mà sự kiện nêu ra, cần nêu ra tầm 15-20 từ khóa chính.
Sau khi xác định được ý tưởng, thông điệp chính của sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần nêu lên giải pháp để biến ý tưởng và thông điệp sự kiện thành câu chuyện sự kiện với đầy đủ timeline, bối cảnh, ấn phẩm sự kiện.
Tất cả các vấn đề của sự kiện, từ tổng quan đến chi tiết … được phác thảo trong bản proposal tổng quan để các bên xem xét và đánh giá.
III. Thiết kế sự kiện
- Thiết kế sự kiện là phần triển khai các hạng mục trong proposal mà hai bên đã thống nhất (ý tưởng, thông điệp, timeline)… ra bởi những ấn phẩm, sản phẩm, hạng mục, tiết mục, kịch bản của sự kiện.
Giai đoạn này, cần chú ý lên checklist đến các đầu việc một cách chi tiết. Ai là người phụ trách thực hiện, thời gian hoàn thành. Cách phối hợp giữa các bộ phần để thực hiện ra sản phẩm sự kiện.
- Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện
Đây là giai đoạn cụ thể hóa các checklist công việc đã nêu trên phần 3. Cần chú ý timeline để tránh công việc bị vỡ trận.
- Tiến hành sản xuất các ấn phẩm, hạng mục sự kiện, dàn dựng, tập luyện các tiết mục văn nghệ, các tiểu phẩm, sản xuất các video clip, trailer, thư mời điện tử,.. hiệu ứng âm thanh, ánh sáng cho sự kiện.
Giai đoạn này, cần chú ý kiểm soát phần chi phí đã được hoạch toán từ trước. Ngoài ra cần tương tác trực tiếp với đối tác nhiều hơn để các ấn phẩm, sản phẩm và hạng mục sự kiện được thống nhất.
Đặc biệt, lên kế hoạch sự kiện cần chú ý đến các yếu tố rủi ro khi thực hiện sự kiện và giải pháp thực hiện các vấn đề phát sinh. (Cần có phương án, kịch bản 2)
- Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện
IV. Dàn dựng chuẩn bị
Chuẩn bị, dàn dựng (set up) sự kiện được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có kịch bản và hạng mục công việc những công việc cần làm. Để theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào (kịch bản thi công, sơ đồ sự kiện, thiết kế 3D, thiết kế mặt bằng sự kiện). Chú ý đến thời gian vận chuyển và thời gian làm thủ tục để mang vật tư vào các trung tâm tổ chức sự kiện. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
V. Tổ chức sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm
Trước khi chương trình sự kiện chính thức diễn ra. Đạo diễn sự kiện cần cho kiểm tra lại toàn bộ hạng mục, checklist công việc (trước sự kiện diễn ra ít nhất 3 giờ).
Để đảm bảo yếu tố an toàn, trôi chảy và chỉnh chu của sự kiện. Sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau ăn khớp thì cần tiến hành chạy thử chương trình (rehearsal).
Khi chương trình diễn ra cần có kịch bản tiếp đón; Kịch bản mc; Kịch bản âm thanh – ánh sáng; Kịch bản tiệc… Và mỗi người sẽ phụ trách chịu trách nhiệm 1 đầu việc trong kịch bản này. Cần có 1 đầu mối thông tin liên lạc với nhau thông qua: bộ đàm, group chat…
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức. Sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo. Ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
VI. Truyền thông sau sự kiện
Với các sự kiện cần yếu tố truyền thông. Công ty tổ chức sự kiện cần có kịch bản và hạng mục riêng cho các ấn phẩm, kênh truyền thông. Để từ đó trong quá trình sản xuất, thực hiện sự kiện. Những người phụ trách sẽ chú ý sản xuất nhanh các ấn phẩm tư liệu để phục vụ truyền thông được nhanh và hiệu quả nhất.
