02/07/2025
⭐️⭐️⭐️10 BÍ QUYẾT ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG ⭐️⭐️⭐️
Tổ chức một sự kiện không hề khó nhưng làm thế nào để sự kiện ấy thành công về mọi mặt và chiếm được tình cảm của những người tham dự lại là điều mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được. Hãy cùng 𝐑𝐄𝐃𝐄𝐕𝐄𝐍𝐓 tìm hiểu 10 bí quyết tổ chức sự kiện được những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên thế giới truyền tay nhau nhé!
🎉 1. Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Nhiều nhà tổ chức sự kiện coi nhẹ yếu tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch sau đó đã nhận ra rằng không còn địa điểm trống cho sự kiện của họ, bởi vậy, sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức. Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không “đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất. Với sự kiện ngoài trời, việc thống nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng nhé!
🎉 2. Phát triển kế hoạch và hành động theo nó
Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạt được và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ trách và deadline cho công việc đó là bao giờ. Bạn cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho những trường hợp xấu nhất xảy ra như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn v.v… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
🎉 3. Gửi thông điệp hiệu quả
Thư mời là yếu tố đầu tiên mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn.
Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào (đảm bảo bao gồm địa chỉ, thông tin đỗ xe và gợi ý trang phục).
Cũng nên đưa cho người tham dự gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ. Vì dụ như những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự.
🎉 4. Làm việc thông minh sẽ tốt hơn là chăm chỉ
Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…) để trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ.
Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên.
🎉 5. Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất
Chú ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp cận được.
🎉 6. Lập kế hoạch dự trù
Luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, đặc biệt, hãy liên lạc nhanh chóng với những khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
🎉 7. Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào. Những vật dụng bạn nên trang bị là : vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..
🎉 8. Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công
Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng.
🎉 9. Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậm chí nếu bạn không thực sự như vậy
Bạn sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,...
Tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện.
Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.
🎉 10. Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ (hoặc thậm chí ít hơn)
Đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,… Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.
Hi vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới. Nếu bạn quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện.Nếu bạn cần một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chu đáo, Hãy liên hệ với chúng tôi!
--------------⭐️⭐️⭐️--------------
𝐑𝐄𝐃𝐄𝐕𝐄𝐍𝐓 - DỊCH VỤ TỪ TÂM
ĐỒNG HÀNH CÙNG REDEVENT - THỊNH VƯỢNG THĂNG HOA
--------------⭐️⭐️⭐️--------------
🍀 Trụ sở Hà Nội: Toà nhà T&T số 440 phố Vĩnh Hưng, Q. Hoàng Mai, Tp Hà Nội.
🍀 Văn phòng HCM: Số 5 khu biệt thự 816 Nguyễn Duy Trinh, P. Phú Hữu, Q9, Tp HCM.
🍀 VP Đà Nẵng: Lô B4-1 Toà nhà Bàu Tràm Lakeside, P. Hòa Hiệp Nam, Q. Liên Chiểu, TP Đà Nẵng.
🤲 Liên Hệ Ngay để Đặt Sự Kiện của Bạn:
📞 Hotline: 0943.68.3333
📧 Email: [email protected]
🌐http://redevent.vn/
