07/01/2021
Kinh nghiệm tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm hoàn hảo từ A đến Z cho doanh nghiệp
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
Trước khi đi vào tổ chức, quý khách cần lên kế hoạch trước ít nhất 3 tuần; để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ hơn. Ở giai đoạn này, cần xác định rõ các vấn đề sau:
Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên
Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.
Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:
Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…
Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:
Mang tính sự kiện
Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
Gắn liền với doanh nghiệp
Ví dụ: Rộn ràng đón xuân cùng ABC; Chuyến hành trình của ABC; Khép lại năm cũ, chào đón năm mới…
Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.
Đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:
Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.
Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…
Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.
Phần văn nghệ tất niên
Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:
Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
Phần tiệc tất niên
Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:
Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp…
Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…
Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm
Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:
Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.
Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho chương trình
Nhân sự bao gồm:
Quản lý sự kiện
MC cho chương trình
Lễ tân đón khách
Ekip hỗ trợ chạy chương trình
Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn
Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)
Thiết bị, đạo cụ gồm có:
Thiết bị ghi hình camera, máy quay (thông thường sẽ được tính chung với camera man)
Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor)
Sân khấu, nhà bạt
Màn hình LED
Backdrop, bandroll, photo booth, gallery…
Thiết kế thiệp mời
Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến…
Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục
Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên
Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:
Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
Đồ ăn thức uống
Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
Photo, camera
Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
Game, quà tặng
Đi lại, vận chuyển
Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
Tiến hành tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Dựng khung chương trình
Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:
Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…
Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện
Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)
Đảm bảo nhân sự cho chương trình
Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ
Phân chia nhân sự đón khách
Chia thành 3 nhóm nhân sự:
Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi
Tiến hành chạy chương trình
Giám sát, điều phối chương trình
Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ
Kết thúc buổi lễ
Chụp ảnh kỷ niệm
Trao quà lưu niệm
Tiễn khách
Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi.
