27/03/2025
Деталі вирішують усе: як ми супроводжуємо конференції на 1500+ людей
Організація конференції – це про уважність. До спікерів, до контенту, до аудиторії. Коли у програмі десятки виступів, без чіткої механіки та продуманих рішень усе може перетворитися на хаос.
🔸Детальний технічний сценарій – основа всього. Таймінг, логістика, робота сцени та відеоконтенту – у нас все чітко прописано і протестовано.
🔸Контроль контенту. Минулого року в нас було понад 30 презентацій на одній з конференцій і репетиція за день до події. Ми в режимі реального часу фіксували правки (а їх було дууууууже багато!), перевіряли кожне слово, щоб ніщо не перекривалося, передавали оперативно оновлення дизайнерам. Вони працювали вночі, щоб зранку ми могли ще раз усе перевірити перед запуском.
🔸Чітка механіка для спікерів. Якщо їх багато, важливо правильно налаштувати процес: винести-занести стільці, швидко опетличити або видати ручні мікрофони, налаштувати зручні суфлери й таймери. У щільному графіку кожна хвилина на вагу золота.
🔸Технічний контроль. У нас завжди є людина (а то й двоє) від агенції, які контролюють видачу контенту, стоять над відеорежисером і слідкують, щоб усе йшло за планом.
🔸Комфорт учасників. Якщо люди приїжджають здалеку, їм потрібен не просто гардероб, а ще й місце для речей, зона очікування. Реєстрація має відповідати кількості учасників, враховуючи постійні зміни у списках. Навігація – окремий виклик, який потрібно продумати до дрібниць.
Ми вже організовували конференції на 1500+ учасників, тому знаємо, як працювати з великими масштабами. І головне, що гості цього не помічають – для них усе ідеально. А значить, ми зробили свою роботу добре.
