27/07/2026
800+ deelnemers. Open inschrijving én registratie op uitnodiging. En per kennissessie een maximumaantal plaatsen. Dat was de opgave voor het VIP Congres 2026 in het AFAS Theater in Leusden.
Bij dit soort congressen zit de uitdaging zelden in één los onderdeel. De website kan goed werken, maar als deelnemersgegevens daarna handmatig moeten worden overgezet, kennissessies overvol raken of er bij binnenkomst een wachtrij ontstaat, begint de dag alsnog onrustig.
Bij Activo hebben we daarom het volledige traject als één geheel ingericht: de congreswebsite, persoonlijke uitnodigingen en reminders, workshopkeuze met capaciteitsbeperking, e-tickets, badges en de toegangscontrole op locatie.
Op de congresdag werden de deelnemers via scanpunten ontvangen. De organisatie kon in de Live App realtime volgen hoeveel bezoekers aanwezig waren en hoe de instroom verliep. Alle registraties, workshopkeuzes en communicatie bleven ondertussen inzichtelijk in één centrale omgeving.
Het resultaat: grip op de deelnemersstroom, een gecontroleerde verdeling over de kennissessies en een professionele ontvangst voor 800+ deelnemers.
Wat ik mooi vind aan dit soort projecten: als eventtechnologie écht goed werkt, staat de techniek niet op de voorgrond. De organisatie ervaart overzicht en rust, terwijl de deelnemer vooral merkt dat alles logisch en soepel verloopt.
Dat is voor mij nog steeds de kern van goede eventregistratie.
