05/09/2025
(EN) INSTRUCTIONS FOR THE SWITCHES GATHERING 3 CONVENTION
VENUE
The convention will take place at the Novotel Paris Roissy CDG Convention, located at 10 All. du Verger, 95700 Roissy-en-France, France. The hotel has a parking lot which will be free this weekend for all participants, just go to the reception and ask for your free ticket. The hotel is located 5 minutes by car from Roissy Charles de Gaulle airport and Aéroville shopping center, and 30 minutes from the center of Paris. It is accessible by shuttle from Charles-de-Gaulle airport (RER B). At a cost of 3€, this shuttle runs every 30 minutes from 5:30 am to 11:30 am and from 5 pm to 11 pm. This shuttle (3€) runs every 30 minutes from 5:30AM to 11:30AM and from 5PM to 11PM. Stop: Aéroport T2, gare TGV. You can find the practical information on their website: https://all.accor.com/hotel/5418/index.fr.shtml
All the activities will take place on the first floor or on the second floor (for some selfies or autographs), accessible by elevator for people with reduced mobility.
AIRLINE, SNCF, AND RATP STRIKES
We would like to inform you that, as of today, several labor strikes are unfortunately planned before the convention. A strike by air traffic controllers in France is scheduled for September 18 and 19, which may cause flight delays or cancellations. Additionally, strikes by the SNCF and RATP are also expected on September 18. We recommend that, whenever possible, you plan an alternative travel solution or consider arriving a little earlier to avoid any inconvenience.
Please note that we have already discussed this issue with the agents to minimize the impact of these disruptions 😌
PASS WITHDRAW
You’ll be able to withdraw passes on Friday from 4pm until 7pm, only for those who reserved their spots: https://www.billetweb.fr/switchescon3
You’ll also be able to withdraw your pass on Saturday from 8:30 am and Sunday from 9:00 am (no reservation needed). For those who arrive after 9:45 am, you will be able to withdraw your pass directly at the extras desk after asking the security at the entrance. You cannot withdraw the pass of someone else. Little reminder: passes and extras are non-refundable and non-exchangeable in accordance with our general terms and conditions of sale.
Pass withdraw will be on the ground floor, near the panel floor. There will be several desks according to your pass : please follow the directions and the info given by our team. Please bring with you your ID and your e-ticket (pdf ticket that you have received from billetweb). You can print it or download it on your smartphone. If you have a lot of tickets, we advise you to print them. Indeed, it will be easier for our team. You must wear your pass and your bracelet during the whole convention day.
If you are under 18, you have to print the parental authorization and get it signed by your parents and bring a copy of their ID :
https://nevastalgia.com/nevastalgia-parental-permission-en/
SCHEDULE
The schedule for both days is now available. Please note that we won’t give you a paper version. You can download a digital version to print / help you in your organization: https://nevastalgia.com/info/
TICKETING
The online ticketing will close on Saturday, September 13 at midnight.
Extras will be on sale on Friday from 4:30pm to 7pm, on Saturday from 9am and on Sunday from 9:30am. We accept payment by credit card (preferably), but also in cash. The extras will also be on sale on site but in very limited quantities. Except for games, party and group meeting rooms, these extras, once sold out on the ticketing, are definitely sold out even on site. We advise you to come early if you wish to purchase them.
SEATS
Your seat in the panel room will be free but delimited depending on the type of your pass. Seats at the ends of the rows will be reserved for people with limited mobility, please look at the labels on the chairs.
CALLS FOR ACTIVITIES : TELEGRAM
In order not to miss any announcement, we advise you to download the Telegram application and to follow the channel : https://t.me/+yU0vwG9_jVI1ODE0
You will then be able to receive real-time notifications of calls for different activities, ideal if you’re not in the panel room to follow the screen.
The calls for all the activities will be given on the panel screen and on Telegram according to your pass number. Please respect the call and go to the activity only if you are called and do not clutter the hallway if you have not been called or do not have an extra.
EXTRAS AND GIFT
PHOTOSHOOT: For duo, trio, quartet and group photo ops, you can be 2 on a photo with only one ticket. For solo photo ops, if you want to be two (or 3, 4,...), you need to buy an additional ticket per person. It will be possible to buy a second print for 5€ at the ticketing.
Please be careful to not take too much time at the photoshoot session so that everyone can enjoy their time at the photoshoot as equally and fairly as the other attendees. Moreover, you will have more time during meet&greet and autograph sessions to discuss with the guests.
In the photo studio, you will have access to accessories (glasses, crowns, etc.). We thank you for taking care of them and to put them back as soon as you have taken your photo-op. In case of theft, you will be excluded from the convention and we will not offer it in the future. Two small mirrors will also be available if you want to fix your hair or make sure you look your best for the photo.
ACTIVITIES AT THE SAME TIME: If you have several activities at the same time, please contact a staff member who will help you. No stress, there is always a solution to everything :)
If you have a meeting room and a photo-op at the same time, you can do in priority the photo-op, then join the meeting room.
Please note that a panel is not a reason to miss an activity. If you miss an activity due to a panel, there will be no possibility of re-take.
GIFTS: If ever you have gifts for the actors, please give it to them only during autograph sessions or meet&greets. If ever you don’t have any of those activities please give it to a member of the staff, he or she will then bring it to the guests.
TRANSLATION
The Panels will be translated in French by our translators. The meetings can be translated if someone needs translation. Our translators will also be here during all the activities. Don’t hesitate to ask them for help if you need it.
PHOTOS, VIDEOS AND RECORDING
In the panel room and except during the opening video, you can record and take as many pictures as you want. All cameras are allowed during the panels. Flashes will only be allowed during the first 5 minutes in order to not disturb the guests.
You are absolutely not allowed to record or take photos during the photoshoots, the autograph session, the meeting rooms, the selfies, the party or the corridor. Anyone attempting to film or take pictures during these activities will be excluded from them.
TOMBOLA
You can buy tickets on the ticketing or at the extras desk on site, until 30 minutes before the draw. The tombola raffle will take place at 10:30 am each day.
POLAROID SALE:
3 Exclusive polaroids of the trio (Jessica, Ashley & Taylor) taken directly on site during the convention, will be put up for auction. To participate, simply register at the ticket desk by indicating the amount you wish to bid. The starting price is set at €80. The auction will close on Sunday at 4:00 PM.
LUNCH BREAK
The Novotel offers triangular sandwiches, chips, fruits and drinks at the reception. The restaurant will be closed on weekends. You can also opt for Uber eats or Deliveroo. You may also bring your own lunch and eat in the restaurant area or panel room. Please respect the spaces and clean up after yourself.
AUTOGRAPH SUPPORT
You can buy A4 pictures and a A4 poster. Your own printed picture(s) can also get signed or you can bring your own support but please note that the actor or agent can refuse your support if they feel like it’s inappropriate.
AT HOME ACTIVITY
Personalized videos will be made at the convention and sent within 2-3 weeks after the convention.
COVID
A COVID certificate is NOT mandatory to access the event! You do not need to be vaccinated or to present a negative test. You can of course wear a mask if you wish, we leave it up to you to decide for yourself. Nevertheless, the virus is still here and we’ll ask you to be careful. In case of suspicious symptoms, we ask you to take an antigen test and to isolate yourself in case of a positive result.
At this time, no agent or actor has asked us for restrictions on photoshoots or any other activity.
We remain of course available for any question related to the event by email at [email protected]
See you in 2 weeks ♥
Gwen & Lucile
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(FR) INSTRUCTIONS POUR LA CONVENTION THE SWITCHES GATHERING 3
LIEU
La convention aura lieu au Novotel Paris Roissy CDG Convention, situé 10 All. du Verger, 95700 Roissy-en-France, France. L'hôtel dispose d'un parking qui sera gratuit ce week-end pour tous les participants, il vous suffira de vous rendre à l'accueil pour demander votre ticket gratuit. L’hôtel est situé à 5 minutes en voiture de l'aéroport Roissy Charles de Gaulle et du centre commercial Aéroville, et à 30 minutes du centre de Paris. Il est accessible par navette depuis l’aéroport Charles-de-Gaulle (RER B). Au tarif de 3€, cette navette passe toutes les 30 minutes de 5h30 à 11h30 et de 17h00 à 23h00. Arrêt: Aéroport T2, gare TGV. Vous pouvez retrouver sur leur site internet les infos pratiques : https://all.accor.com/hotel/5418/index.fr.shtml
Toutes les activités se situeront au rez-de-chaussée ou au premier étage (pour certains selfies et autographes), accessible en ascenseur pour les personnes à mobilité réduite.
GRÈVE AÉRIENNE, SNCF ET RATP
Nous souhaitons vous informer qu’à ce jour, plusieurs mouvements sociaux sont malheureusement prévus avant la convention. Une grève des contrôleurs aériens en France est annoncée les 18 et 19 septembre, pouvant entraîner des ret**ds ou des annulations de vols. Par ailleurs, une grève de la SNCF et de la RATP est également prévue le 18 septembre. Nous vous recommandons de prévoir, dans la mesure du possible, une solution alternative pour vos déplacements ou d’anticiper votre arrivée afin d’éviter tout contretemps.
Sachez que nous avons déjà abordé ce sujet avec les agents afin de minimiser l’impact de ces perturbations 😌
RETRAIT DU PASS
Le retrait des pass aura lieu le vendredi de 16h00 à 19h00 uniquement pour ceux qui ont réservé sur la billetterie: https://www.billetweb.fr/switchescon3
Sinon, il vous sera toujours possible de venir récupérer votre pass le samedi à partir de 8h30 et le dimanche à partir de 9h00 (sans réservation). Pour ceux et celles qui arriveront le samedi après 9h45, vous pourrez récupérer votre pass au stand des extras en passant préalablement par une demande auprès de la sécurité. Il n’est pas possible de retirer le pass de quelqu’un d’autre. Nous vous rappelons que les pass et extras ne sont ni remboursables, ni échangeables conformément à nos conditions générales de vente.
Le retrait des pass se situe au rez-de-chaussée vers la salle panel. Il y aura plusieurs tables en fonction de votre pass, merci de suivre les instructions données par notre équipe.
Merci de vous présenter avec une pièce d’identité ainsi que vos e-billets (billets format PDF reçu via billetweb). Vous pouvez soit les imprimer, soit les présenter par téléphone. Si vous en avez beaucoup, nous vous conseillons de les imprimer pour que cela soit plus simple pour notre équipe. Vous recevrez alors votre pass ainsi que votre bracelet que vous devrez garder sur vous tout au long de la convention.
Les personnes mineures doivent se présenter avec l’autorisation parentale suivante signée par leur représentant légal avec la copie de la carte d’identité du représentant légal : https://nevastalgia.com/nevastalgia-autorisation-parentale-fr/
PLANNING
Le planning est dès à présent disponible. Il ne vous sera pas remis en version papier mais vous pouvez télécharger une version numérique et l'imprimer pour vous aider dans votre organisation: https://nevastalgia.com/info/
BILLETTERIE
La billetterie en ligne fermera le samedi 13 septembre à minuit.
Les extras seront en vente le vendredi de 16h30 à 19h, le samedi à partir de 9h00 et le dimanche à partir de 9h30. Nous acceptons les paiements par carte bleue (de préférence), mais également en espèces. Les extras sur place sont en quantité très limitée. Sauf les jeux, meeting et party ces extras une fois sold out sur la billetterie sont définitivement sold out, même sur place. Nous vous conseillons de venir tôt si vous souhaitez en acheter.
PLACEMENT
Le placement dans la salle panel sera libre mais délimité en fonction du type de votre pass.
Des places situées aux extrémités des rangs seront réservées pour les personnes à mobilité réduite, merci de bien regarder les étiquettes sur les chaises.
ORDRE DE PASSAGE : TELEGRAM
Pour ne louper aucune annonce, nous vous conseillons de télécharger l'application gratuite
Telegram et de suivre le canal: https://t.me/+qGuSpEgr1NpkMTk0
Vous serez alors en mesure de recevoir des notifications en temps réel des appels pour les différentes activités, idéal si vous n'êtes pas dans la salle panel pour suivre l'écran.
Votre ordre de passage pour les photoshoots et autographes est déterminé en fonction de votre numéro de pass. Merci de bien respecter les appels sur l'écran situé en salle de panel ou sur Telegram, d'être attentifs aux annonces et de ne pas encombrer le couloir si vous n'avez pas été appelé ou que vous n'avez pas d'extra.
EXTRAS ET CADEAUX
PHOTOSHOOT: Pour les photos duo, trio et groupe, vous pouvez être à 2 sur une photo avec un seul ticket extra. Pour les photos solos, si vous désirez être deux (ou 3, 4,...), il vous faudra alors acheter un ticket supplémentaire par personne. Il sera également possible d'acheter une seconde impression pour 5€ à la billetterie.
Merci de ne pas prendre trop de temps pendant les photoshoots pour que tout le monde puisse bénéficier du même temps avec l'acteur de manière équitable. Vous aurez plus de temps pendant les meetings et les autographes pour discuter avec les acteurs.
Dans le studio photo, vous aurez accès à des accessoires (lunettes, couronnes, etc). Nous vous remercions de prendre soin de ceux-ci et de les reposer dès que vous avez fait votre photo. En cas de vol, vous serez exclu de la convention et nous ne le proposerons plus dans le futur, ce qui serait bien dommage. Deux petits miroirs seront également disponibles si vous désirez vous recoiffer ou vous assurer d'être présentable pour la photo.
ACTIVITÉS EN MÊME TEMPS
Si vous avez plusieurs activités en même temps, merci de vous rapprocher d'un membre du staff qui vous aidera et conseillera au mieux. Aucun stress, il y a toujours une solution :)
Si vous avez un meeting groupe et des photoshoots en même temps, vous pouvez réaliser votre photo en priorité puis rejoindre le meeting.
Veuillez noter qu'un panel n'est pas une raison pour louper une activité. Si vous loupez une activité à cause d'un panel, il n'y aura aucun rattrapage.
CADEAUX
Vous pouvez remettre vos cadeaux aux acteurs pendant les autographes ou meetings groupe. Si vous n'avez pas accès à ces activités, vous pouvez les remettre à un membre du staff qui se fera un plaisir de les remettre aux acteurs.
TRADUCTION
Les panels Questions/Réponses avec les acteurs seront traduits par nos traductrices. Les meetings seront également traduits si besoin. Les traductrices seront présentes lors de chaque activité. N'hésitez pas à les solliciter pour une traduction.
PHOTOS ET VIDÉOS
Tous les appareils photos sont autorisés. Les flashs sont autorisés pendant les 5 premières minutes de chaque panel. Les vidéos sont autorisées dans la salle panel.
La prise de photos, de vidéos ou d'enregistrement est interdite dans les studios photos, les salles d'autographes, les salles meetings, les salles selfies, la soirée et les couloirs.
Toute personne qui essaiera de filmer ou de prendre des photos pendant ces activités sera exclue de celle-ci sans possibilité de remboursement.
TOMBOLA
Vous pourrez acheter des tickets sur la billetterie ou à l’événement, au stand des extras, jusqu'à 30 minutes avant le tirage. Le tirage de la tombola aura lieu après le premier panel, à partir de 10h30 chaque jour.
POLAROIDS EN VENTE
3 polaroids exclusifs du trio (Jessica, Ashley & Taylor), pris en photo directement sur place lors de la convention, seront proposés aux enchères. Pour participer, il vous suffira de vous inscrire à la billetterie en indiquant le montant auquel vous souhaitez enchérir. Le prix de départ est fixé à 80 €. La fin de la vente aux enchères aura lieu le dimanche soir à 16h00.
PAUSE DU MIDI
Vous pouvez acheter à la réception des sandwichs triangles, des chips, des fruits et des boissons à la réception du Novotel. Le restaurant sera fermé le week-end. Vous pouvez également opter pour Uber eats ou Deliveroo. Vous pouvez également apporter votre repas et manger dans l'espace restauration ou dans la salle panel. Merci de respecter les lieux et de nettoyer après vous.
SUPPORTS AUTOGRAPHES
Vous pouvez acheter des supports individuels format A4 ainsi qu'un poster A4. Vous pouvez également faire signer vos photos ou vos propres supports, tant que le support en question reste respectueux.
AT HOME
Les vidéos personnalisées seront faites lors de la convention et envoyées dans les 2-3 semaines suivant la convention.
COVID
Le port du masque, le pass vaccinal et le pass sanitaire ne seront PAS obligatoires lors de l'événement. Vous pouvez bien entendu porter un masque si vous le souhaitez, nous laissons libre choix à chacun de décider pour lui-même. Vous n'avez donc pas besoin d'être vacciné ou de présenter un test négatif.
Néanmoins, nous vous demandons de bien faire attention, le virus est toujours présent. En cas de symptômes suspects nous vous demandons de réaliser un test antigénique et de vous isoler en cas de résultat positif.
Nous restons bien entendu disponible pour toute question relative à l'événement par e-mail à l'adresse [email protected]
À dans 2 semaines,
Lucile & Gwen
