08/11/2012
ALGUNOS CONSEJOS AL CONTRATAR EL BANQUETE...
Cómo encontrar el salón de fiestas ideal para tu boda
Hoy en día la oferta de lugares donde realizar tu evento es sumamente amplia. Entre salones de fiestas, estancias, quintas y chacras hay tantas posibilidades que la elección se vuelve realmente un desafío, con estrés incluido.
Si tus amigas, Wedding Planner o compañeras de trabajo te han dicho, o has leído en alguna revista que, después de la iglesia, el salón es lo primero que debes conseguir, tienen razón.
Pero, ¿cómo hago con tantas opciones?, ¿qué debo preguntar?, ¿con cuánto tiempo de anticipación debo reservar el salón? Seguí leyendo que en esta nota encontrarás una imperdible guía para que la elección del salón sea una experiencia placentera.
Luego de la decisión de unir sus vidas en matrimonio, reservar la fecha en la iglesia y el salón son las primeras cosas que deben estar en la lista de “cosas para hacer”. Generalmente, esto es de un año a diez meses antes de la fecha fijada para el casamiento. Y aunque en algunos casos quizás tengan mucha suerte y puedan conseguir un salón cuatro o tres meses antes del casamiento no deben esperar tanto. Lo ideal son seis meses de anticipación.
El salón, o sea, la comida, la decoración/ambientación, servicio de mesa, bebidas, artículos rentados, la torta, iluminación, música, entre otras muchas cosas que están ligadas a él, representa del 48% al 50% del presupuesto de tu casamiento. Con semejantes números no puede tomarse a la ligera la elección del lugar donde celebrarán su unión.
¿Cuántos salones deben visitar? Por lo menos tres, como máximo cinco. Nuestra recomendación es que luego de definir de forma general el tipo de fiesta (elegante, informal, campestre, etc.) que quieren, comiencen a buscar los posibles salones que podrían cumplir con sus necesidades. Luego de leer los avisos, ver sus fotos y entrar a las páginas web de los anunciantes podrán tener una idea más clara de los salones que se adaptarían a la fiesta que se imaginan y pueden hacer una lista inicial de los que quieren visitar. Llamen y pidan una entrevista, lo más pronto posible.
Sabiendo que la mayor parte de su presupuesto va a ser destinado al concepto “Salón” no deben ir a las entrevistas sin estar preparados. Estas son nuestras recomendaciones:
- Tomen por lo menos un mes para visitar salones. No vayan a más de dos por semana y menos en el mismo día. Tómense su tiempo para analizar el salón que visitan y hacer una lista de desventajas y ventajas (ojo, el que uno sea más costoso que otro no es siempre una desventaja).
- No vayan con muchas personas a la entrevista. Lo ideal sería que fueran ustedes dos solos, recuerden que es el lugar donde van a celebrar SU fiesta. Si aun así necesitan la opinión de otra persona consideren llevar como máximo a dos personas más.
- Algunos lugares cobran por descorchar las botellas. Estén seguros de este punto antes de firmar algún compromiso con ellos. El costo a veces puede ser ridículamente exorbitante.
- Algunos lugares, especialmente los que permiten catering externos a ellos no proveen hielo. Asegúrense que el catering que contraten lo hará o ustedes deben asignar a algún familiar o amigo para que se encargue de esto. Necesitan 250 gramos de hielo por persona, quizás un poco más durante el verano.
- Asegúrense que no tienen dudas respecto a la bebida. Este punto crea mucha confusión y malos entendidos por todos los cargos ocultos que este rubro se ha ganado la fama de tener. No duden en pedir todo por escrito: marcas que se van a servir, barra libre toda la noche, barra libre hasta determinada hora , café incluido, si les cobrarán por adelantado una cantidad exacta o harán cuentas al final de la noche, si pueden devolver las botellas que no se abrieron, etc. Consideren que necesitan una botella de vino cada 6-8 invitados, ¿cuántas botellas? el número se obtiene de asignar una copa por hora, por invitado. Los espumantes (de 6-8 copas por botella) van bien durante la recepción y para el brindis. Si no están seguros de cuánto vino blanco o tinto decidan por 50/50 de la cantidad que han estimado necesitarán. En cuanto a las gaseosas, la medida es de un mínimo de 2 vasos por invitado hasta un máximo de un litro. No es común que se sirva cerveza en un casamiento elegante.
- Hagan constar por escrito la cantidad de mozos de las que dispondrá su evento. Algunos salones o caterings nada confiables prometen de palabra pero luego no cumplen. Quien no lo pueda garantizar por escrito no lo cumplirá. Para un buffet necesitan por lo menos un mozo cada 30 invitados. Para una cena sentados un mozo cada 20 invitados resulta cómodo aunque lo ideal sería uno cada 10-15 invitados.
- Algunos salones utilizan una gran cantidad de ingredientes congelados o enlatados. No tengan miedo de preguntar por la calidad de sus productos. Si para ustedes es importante que por ejemplo, la espinaca sea fresca y no congelada previamente deben poder obtener eso del salón o catering.
- Lo mismo con el pan, postres o cualquier producto horneado. ¿Los compran de un proveedor externo u hornean todo en su cocina?
- El sábado es el día popular para la celebración de casamientos. En otras palabras, casarse en sábado tiene su precio. Algunos salones ofrecen considerables descuentos para celebraciones en domingo, por ejemplo.
- Siéntanse libres de pedir referencias. Tomen como mala señal si un salón/catering vacila en darles referencias de clientes anteriores.
- Exijan un contrato. No se comprometan con un salón que no puede hacer un contrato con ustedes.
- Nunca asuman o presupongan porque “es obvio que…”. NO es obvio que la comida que sobra es de ustedes. NO es obvio que pueden llevar a cinco personas a la prueba. Es la celebración del día más importante de sus vidas, no dejen nada al azar. Si tienen que hacer mil preguntas, háganlas. Y para eso, aquí les dejamos unas cuantas… ¡Mucha suerte!
Preguntas para hacer en el salón:
¿Hace cuánto tiempo que este salón funciona como empresa?
¿Han tenido otros eventos de igual tamaño que el mío?
¿Cuál es la capacidad de su(s) salón(es)?
¿Cuántos eventos realizan por día/por fin de semana?
¿Tienen un lugar independiente para la recepción y otro para la cena?
¿Tienen todos los permisos necesarios para operar? ¿Poseen todos los seguros necesarios para operar este tipo de empresa?
¿Permiten catering de afuera? Si es así, ¿la cocina está completamente equipada?
Si el salón tiene servicio de catering:
¿Ofrecen pruebas del menú?
¿Cuántas personas puedo traer a la prueba?
¿Hay algún cargo por la prueba?
¿Se acomodan ustedes a menús especiales: kosher, vegetarianos, diabéticos, celíacos, etc.?
¿Cuántos empleados trabajan por evento?
¿Cuál es el código de vestimenta para sus empleados? ¿Pueden adaptar la vestimenta al estilo de mi casamiento?
Si la cena es tipo buffet, ¿ofrecen mozos para servir o los invitados lo hacen por sí mismos?
¿Poseen un licencia para servir alcohol?
¿Hay un cargo extra por bartenders?
¿Quién suple las bebidas? ¿Ustedes o nosotros?
¿Cortan la torta como parte de su servicio básico? Si no es así, ¿cuál es el costo?
¿Hacen ustedes tortas o debemos contratar a otro proveedor?
¿El precio de la torta está incluido o es aparte?
¿Proveen ustedes el champagne para el brindis? Si es así, ¿cuál es el costo? ¿Podemos escoger la marca?
¿Tengo que incluir al fotógrafo, DJ y otros profesionales al calcular la cantidad de cubiertos que voy a contratar? ¿Hay algún precio especial por sus cubiertos?
¿Hay algún lugar especial para que ellos coman o debo incluir una mesa para ellos?
¿Tienen un menú especial para niños?
¿Tienen pista de baile? ¿Cuál es la capacidad de la misma?
¿Cuándo debo informarles de la cantidad definitiva de invitados?
¿Por cuántas horas podemos disponer del salón? ¿Cuál es el cargo extra por cada hora que nos excedamos de la establecida para terminar el evento?
¿Está la limpieza después del evento incluida en el precio final?
¿Cuáles son los costos por las bebidas?
¿Rentan ustedes manteles, mesas, sillas, vajillas, copas, etc.?
¿Qué equipo está incluido en el precio?
¿Tienen equipo audiovisual? ¿Está incluido en el precio o hay un cargo extra?
¿Tienen tarima para espectáculos?
¿El alquiler de efectos decorativos, mesas, etc. es parte de su empresa o se hace a través de otra empresa?
¿Permiten el uso de velas? ¿Cuáles son las restricciones de decoración/ambientación?
¿Poseen equipo electrógeno?
¿Ofrecen seguridad? ¿Servicios médicos? ¿Están incluidos en el precio?
¿Tienen estacionamiento? ¿Está incluido en el precio o hay un cargo adicional?
¿Ofrecen valet parking? ¿Cuál es el costo por este servicio?
¿Permiten otras empresas de valet parking?
¿Tienen un guardarropas? ¿Tienen personal para él? ¿Cuáles son los costos asociados al guardarropas?
¿Tienen una habitación/suite para agasajados?
¿Cuántos toilettes tienen disponibles para los invitados?
¿Qué facilidades ofrecen para nuestros invitados con movilidad reducida?
¿Existirá un contrato escrito entre el salón y nosotros?
¿Requieren un depósito? ¿Cuándo?
¿Cuándo se hace el pago final?
¿La propina está incluida? ¿Cuál es el porcentaje de la misma?
¿Está el IVA incluido? ¿Cuál es el porcentaje del mismo?
¿Cuál es su política de cancelación y devolución?
¿Cuál es su política de sobrantes de alimentos?
¿Por qué deberíamos escogerlos como el lugar para celebrar nuestro casamiento?
Si el salón está en un hotel:
¿Recibimos la novia y el novio una suite nupcial como parte del paquete?
¿Ofrece el hotel descuentos para nuestros invitados que vienen de lejos? ¿Cuál es el descuento? ¿Requieren un máximo de habitaciones a usarse?
¿Por cuántas horas disponemos del salón? ¿de la suite?
¿Con cuánto tiempo de anticipación se puede disponer del salón?
¿Cuántos eventos realiza el hotel a la misma vez?
Espero te haya ayudado en tus dudas.... Déjanos tus comentarios sobre este anuncio... :)