26/03/2025
Neue Einfahrtsregelungen auf Messegeländen: Effizienz auf Kosten der Aussteller?
Die Einführung digitaler Logistik-Systeme mit buchbaren Time-Slots für Anlieferungen und Abholungen wird von den Messegesellschaften als Innovation mit weitreichenden Vorteilen beworben: geringere CO2-Emissionen, reduziertes Verkehrsaufkommen und eine vermeintliche Kostenersparnis für die Kunden. Diese Argumente stützen sich auf die Annahme, dass effizientere Verkehrssteuerung Zeit spart – und Zeit bekanntlich Geld ist.
Doch was in der Theorie zukunftsweisend klingt, zeigt in der Praxis Schwachstellen, die von den Verantwortlichen kaum thematisiert werden. Vor allem Aussteller und Messebauer sehen sich mit unerwarteten Zusatzkosten konfrontiert. Denn jeder Time-Slot – ob vorab online oder spontan vor Ort gebucht – ist kostenpflichtig. Die Gebühren reichen dabei je nach Messegelände von 35 bis 55 Euro pro Slot. Eine kurzfristige Buchung vor Ort wird sogar mit einem Aufpreis belegt.
Das Problem liegt in der flächendeckenden Pflicht zur Nutzung dieser Slots: Jede einzelne Einfahrt auf das Messegelände zieht Kosten nach sich. Vom Entladen von Werkzeug durch Monteure über die Sicherung von Materialien am Abend bis hin zu separaten Lieferungen von Kundenexponaten oder kurzfristigen Kurieranfahrten – all diese Szenarien erfordern gebührenpflichtige Buchungen. Bei größeren Messeprojekten summieren sich diese Gebühren schnell zu erheblichen Zusatzkosten, die meist an die Kunden weitergegeben werden müssen.
Zudem sind die begehrten frühen Anlieferungszeiten häufig schnell ausgebucht. Dies führt zu einer paradoxen Situation: Selbst bei frühzeitiger Planung stehen Aussteller oft ohne verfügbaren Time-Slot da. Vor Ort stellt man dann nicht selten fest, dass vermeintlich belegte Flächen oder Innenhöfe tatsächlich leer sind – ein Hinweis darauf, dass die digitalen Buchungssysteme nicht immer mit der realen Verfügbarkeit übereinstimmen. Hier besteht Optimierungsbedarf: Eine Synchronisierung der digitalen Tools mit der tatsächlichen Kapazitätslage könnte nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Frustrationen vermeiden.
Noch fragwürdiger ist jedoch die Behauptung, die neuen Logistik-Systeme würden Kosten für Kunden und Aussteller senken. Tatsächlich entstehen durch die Pflicht zur Slot-Buchung Mehrkosten, die es zuvor nicht gab. Diese Belastung wird oft an die Messebau-Unternehmen weitergegeben, die sie wiederum an ihre Kunden weiterreichen müssen. Aus unserer Sicht wäre es ehrlicher, wenn die Messegesellschaften offen zugeben würden, dass die Digitalisierung der Logistik zwar eine höhere Planbarkeit, reduzierte Personalkosten für den Veranstalter und weniger CO2-Emissionen ermöglicht, gleichzeitig jedoch mit klaren Zusatzkosten für Aussteller und Messebauer verbunden ist.
Ein transparenter Umgang mit diesem Thema würde nicht nur das Vertrauen der betroffenen Akteure stärken, sondern auch Raum für konstruktive Diskussionen zur Weiterentwicklung der Systeme schaffen. Innovation sollte schließlich alle Beteiligten voranbringen – und nicht auf Kosten einiger Weniger erfolgen.
Text von Annette Jupke - Director Marketing & Sales Agentur Bauwerk e.K.
