Organizatori evenimente. Supervizare Planificare Consultanta Be happy... it is your day! 
20/02/2025
Știu cât de emoționantă, dar și provocatoare poate fi organizarea unui eveniment atât de important. Printre zeci de decizii și alegeri, comunicarea cu prestatorii de servicii joacă un rol esențial în a transforma viziunea voastră în realitate. De aceea, vreau să vă împărtășesc câteva sfaturi simple, dar extrem de utile, care vă vor ajuta să primiți rapid oferte clare și relevante, evitând schimburile interminabile de mesaje.
De fapt, vreau să vorbim despre un subiect care poate face diferența între o planificare rapidă și eficientă și una care durează zile întregi de mesaje schimbate inutil – un ping-pong de întrebări și răspunsuri: cm cerem oferte prestatorilor de servicii pentru evenimentul nostru?
Știu că organizarea unui eveniment vine cu multe întrebări și că fiecare dintre voi își dorește cele mai bune servicii. De aceea, vreau să împărtășesc câteva sfaturi care vă pot ajuta să primiți răspunsuri rapide și complete de la prestatori.
Hai să luăm exemplul decorului, pentru că am avut multe discuții cu prestatorii care îmi spun cât de des primesc întrebări vagi și trebuie să ceară mai multe detalii pentru a putea oferi o ofertă potrivită, iar la celălalt capăt, uneori, clienții nu sunt foarte mulțumiți de multitudinea de întrebări. Vreau doar să clarific că multe dintre aceste întrebări sunt foarte importante – te ajută atât pe tine, ca mireasă, cât și pe prestator, să livreze exact ceea ce ți se potrivește.
Cum formulăm un mesaj clar și eficient?
În loc de un simplu „Bună, cât costă?”, ar fi mult mai util să trimitem un mesaj structurat, de genul:
Data evenimentului – Este important să știm disponibilitatea furnizorului/prestatorului.
Locația – Fiecare spațiu are particularități care influențează decorul.
Numărul aproximativ de persoane – Mesele, scaunele, aranjamentele florale, toate depind de acest detaliu.
Stilul dorit – Dacă ai imagini salvate, fie de pe Pinterest, fie chiar de pe pagina furnizorului/prestatorului, trimite-le! Va ajuta la înțelegerea mai clară a ceea ce îți dorești.
Buget orientativ – Dacă ai un buget în minte, menționează-l! Astfel, vei primi o ofertă realistă, potrivită nevoilor tale.
În funcție de aceste detalii, prestatorul îți poate recomanda elementele potrivite si costul corect. Este clar că există firme care pun la dispoziție diverse pachete – silver, gold, royal, ultra royal etc. Însă, multe echipe personalizează complet pachetele și experiența decorului, astfel încât să se potrivească perfect viziunii tale. Prin urmare, chiar dacă există variante standard, fiecare decor poate fi adaptat în funcție de preferințele tale unice, se poate adauga o nota personala/ o particularitate anume ce va reprezinta. Asigură-te, însă, că în pachetul oferit ai acele elemente esențiale pentru tine și că este realizat pentru numărul de persoane dorit.
Acesta a fost doar un exemplu – aceleași detalii pot face diferența în comunicarea cu orice alt prestator, fie că este vorba de foto-video, muzică, candy bar sau orice alt serviciu.
Un mesaj bine structurat încă de la început îți va economisi timp și îți va aduce răspunsurile de care ai nevoie mult mai repede. În plus, vei arăta că ești un client informat și pregătit, ceea ce va face colaborarea cu orice prestator mult mai plăcută!
Așadar, atunci când solicitați o ofertă, ajutați prestatorul să vă ajute! Cu câteva informații clare, veți avea o comunicare mai ușoară și o experiență mai frumoasă în organizarea evenimentului vostru.
Dacă nu îți este clar ce anume ai nevoie sau ai întrebări, sunt aici să te ajut! Nu ezita să îmi scrii.
Cu drag și spor la planificare,
Oana Radu – Wedding Planner ✨
