16/10/2025
📁 Derrière chaque fête populaire… un dossier administratif bien ficelé !
Quand on pense à un événement grand public, on pense à l’ambiance, à la foule, à la convivialité…
Mais pour que tout cela ait lieu en toute sécurité, il faut d’abord passer par une étape cruciale mais invisible : la gestion administrative.
Lors de la Fête de l’Asperge, j’ai dû constituer un véritable socle administratif pour garantir le bon déroulement de l’événement, dans le respect des règles et des normes.
Voici quelques-unes des missions clés que j’ai assurées :
📋 𝐀𝐬𝐬𝐮𝐫𝐚𝐧𝐜𝐞𝐬 𝐞𝐭 𝐚𝐮𝐭𝐨𝐫𝐢𝐬𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬
→ Demande d’occupation du domaine public, certificat d’assurance des exposants, responsabilités civiles...
→ Autorisation temporaire de débit de boissons : pour chaque point de vente géré par la collectivité ou par les associations partenaires.
🔐 𝐃𝐨𝐬𝐬𝐢𝐞𝐫 𝐝𝐞 𝐬𝐞́𝐜𝐮𝐫𝐢𝐭𝐞́ 𝐞𝐭 𝐩𝐥𝐚𝐧 𝐯𝐢𝐠𝐢𝐩𝐢𝐫𝐚𝐭𝐞
→ Mise en place d’un dossier de sécurité et coordination avec la gendarmerie, la mairie et les pompiers pour assurer un dispositif complet de sécurité.
→ Mise en place des points de filtrage, circulation des secours, plan d’évacuation, barriérage…
🎶 𝐃𝐞́𝐜𝐥𝐚𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐒𝐀𝐂𝐄𝐌 𝐞𝐭 𝐆𝐮𝐬𝐨 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐚𝐫𝐭𝐢𝐬𝐭𝐞𝐬
→ Pour chaque concert, banda ou animation musicale, déclaration des œuvres jouées et gestion des cachets via le Guso.
💶 𝐑𝐞́𝐠𝐢𝐞 𝐝𝐞 𝐫𝐞𝐜𝐞𝐭𝐭𝐞𝐬 𝐦𝐢𝐬𝐞 𝐞𝐧 𝐩𝐥𝐚𝐜𝐞 𝐩𝐚𝐫 𝐝𝐞́𝐥𝐢𝐛𝐞́𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧
→ Suivi des droits de place, reçus numérotés, commandes d’écocups…
→ Tenue des pièces comptables, feuilles de régie, encaissements et clôture.
Chaque recette est justifiée, enregistrée, contrôlée… et transmise au comptable public.
🔑 Le résultat : Une manifestation validée par les autorités, fluide sur le terrain, et surtout en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur.
🔜 𝐷𝑎𝑛𝑠 𝑙𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐ℎ𝑎𝑖𝑛 𝑝𝑜𝑠𝑡, 𝑗𝑒 𝑣𝑜𝑢𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑙𝑒𝑟𝑎𝑖 𝑑𝑒 𝑙’𝑒́𝑡𝑎𝑝𝑒 𝑓𝑖𝑛𝑎𝑙𝑒, 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑎𝑛𝑎𝑙𝑦𝑠𝑒𝑟 𝑙’𝑒́𝑣𝑒́𝑛𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡, 𝑏𝑖𝑙𝑎𝑛 𝑐ℎ𝑖𝑓𝑓𝑟𝑒́, 𝑟𝑒𝑡𝑜𝑢𝑟𝑠 𝑡𝑒𝑟𝑟𝑎𝑖𝑛, 𝑝𝑜𝑢𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑒𝑠𝑠𝑒𝑟 𝑒𝑡 𝑝𝑟𝑒́𝑝𝑎𝑟𝑒𝑟 𝑙𝑒𝑠 𝑒́𝑑𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛𝑠 𝑠𝑢𝑖𝑣𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠.
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🤝 Si vous me découvrez à travers ce post, je suis Sonia OCHOA, directrice de projets évènementiels freelance qui accompagne les entreprises, collectivités, associations dans l’organisation de leurs évènements professionnels et grand public. Vous souhaitez organiser un événement sans vous perdre dans l’administratif ?
Je vous accompagne pour gérer l’ensemble des obligations réglementaires, en lien avec les partenaires institutionnels et les prestataires, pour une organisation sereine.
