05/10/2015
Organización de Eventos
Únicos, personalizados e irrepetibles
Zambullirnos en el minucioso y detallado mundo de Los Eventos
Autor - Rubén Alberto de Galvadá y Castro
Por - María Florencia Acosta
Hasta 1973, si buscábamos la palabra “EVENTO” en cualquier diccionario de la Lengua Española, la única acepción que aparecía era “hecho que puede ocurrir o no”; Pero la evolución de la industria de esta clase de acontecimientos y el crecimiento de la empresas privadas dedicadas a organizarlos hicieron que la Real Academia Española (RAE) reconociera el fenómeno económico que estaba generando este sector de los años setenta y , por ello actualizara y autorizara una segunda acepción: “acontecimientos previamente organizados”
Ante la demanda y la oferta del servicio ya tan utilizado llamado “EVENTO”, analizaremos el texto citado, siendo un gran referente para introducirnos en conocimiento dentro de este mundo de Eventos y Espectáculos. Nosotros como civiles comunes, también podemos lograr gran perfección y belleza, solo debemos reconocer aspectos cruciales de la organización de los mismos.
Quien organice y dirija un evento, actuará como administrador de ilusiones.
PRIMERA PARTE – CUESTIONES ESENCIALES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CAPITULO 1: ¿Qué es un evento?
En este primer capítulo el autor nos envuelve en el maravilloso mundo de los eventos, donde explica la dinámica evolución del término “evento”, cambiando de “acontecimiento casual que puede sucederse de modo inesperado” a su antítesis refiriéndose hoy la palabra a acontecimiento previamente organizados.
Los eventos tienen origen ante la necesidad del hombre de marcar etapas de su vida signadas por mandatos religiosos (eventos sociales). En cambio, las reuniones corporativas surgen de la planificación de las relaciones públicas (eventos corporativos)
En la actualidad, compartiendo la opinión del autor, dichos eventos requieren para su planificación y ejecución, de la presencia del profesional Organizador de Eventos.
¿Qué lleva a un cliente a contratar un organizador de eventos? Las respuestas son:
• Liberar a la persona de la gran tarea que implica toda la organización de un evento
• Permitir a los anfitriones g***r de la ejecución del mismo, disfrutando de su rol
• El conocimiento que el mismo posee para la administración de los recursos necesarios.
Describe, en su obra, El Perfil Profesional del Organizador de Eventos. Menciona que debemos contar con los conocimientos empíricos y académicos formales sobre la organización de eventos. Poder liderar, delegar y designar. Poder lidiar con imprevistos. Una de las herramientas que debemos poseer como organizadores es la Creatividad. Me siento parte y con agrado puedo decirlo.
CAPITULO 2: Pautas para la organización de un evento.
A partir de este capítulo el autor nos inserta en la organización de un posible evento dándonos a conocer todas las necesidades que ello implica.
La organización de cualquier evento necesita mucho tiempo de preparación, por muy sencillo que sea, ya que se utilizan diversos servicios y hay que controlar el buen funcionamiento general del encuentro. Existen pautas, conocidas por los organizadores profesionales que facilitaran la tarea organizativa, tanto a nivel social como empresarial.
Nota en este punto la importancia comunicativa que un evento posee, siendo esta una de las mejores y más desarrolladas herramientas de comunicación de las relaciones públicas.
Define para la organización del evento, etapas tales como programación de actividades previas al evento, preparación del evento, actividades post evento.
CAPITULO 3: El amado de la sede.
La sede es el escenario donde se desarrollará el evento, la elección de la misma y la puesta funcionamiento dependerán de la magnitud y los objetivos del evento.
En este capítulo encontraremos aquellas consideraciones propias de la elección de la sede, su accesibilidad, la etapa del año, la necesidad de espacio, su decoración y ambientación. Tan importantes estas últimas como la misma sede.
Debemos no olvidar los aspectos de seguridad, planos, ensayos de movimiento situaciones de emergencia. Siendo minuciosos en ellos sabiendo que dependemos de su previa anticipación.
Menciona las posibilidades de Tipos de Mesas, Disposiciones de las mismas y Protocolo. Donde es labor del Organizador Profesional orientar a su cliente acorde a las necesidades del evento.
CAPITULO 4: Los recursos humanos
Se refiere en esta capitulo a la necesidad de recursos humanos. Personal acorde, especializado y seleccionado para cada uno de los encuentros que el evento sugiera. Es valor del organizador saber diligenciar y liderar el equipo de trabajo, conociendo l tarea propia de cada puesto.
Es el personal quien ofrece la calidad, junto con los servicios presados del evento. Por lo que resulta de suma importancia, la preparación del personal y su sentido de pertenecía hacia la organización del evento.
CAPITULO 5: El Menú
Definimos como menú la sucesión fija de una cantidad de platos.
Para armar el menú, es indispensable, tener experiencia profesional y conocimientos generales de la especialidad culinaria.
Son pautas básicas del Catering, la planificación del mismo junto al cliente, ayudando y orientando su elección y la presentación del personal acorde.
Los tiempos deberán ser pautados por el Organizador, con el DJ, el Catering y cada uno de los terceros que proporcionen un servicio al evento.
Somos como argentinos, grandes degustadores de alimentos, y gran parte de la calidad del evento depende del menú y su correcto despliegue.
CAPITULO 6: Aspectos fundamentales de la Indumentaria en los eventos
Cada evento posee un estilo diferente, donde la vestimenta es requerida por los anfitriones.
Claro está que muchos eventos son lógicos ante la necesidad de su vestimenta, Una Maratón, por ejemplo, pero es el caso de los eventos sociales donde es importante que los anfitriones oriente el estilo de indumentaria que esperan. El autor describe las diferentes posibilidades.
CAPITULO 7: Los diferentes tipos de eventos
Como comentábamos anteriormente la necesidad de la organización del evento, surge de diferentes sectores. Utilizado hoy no solo para los festejos familiares, lo eventos se convirtieron en un modo de comunicación, presentación por el cual muchas empresas e instituciones utilizan para sus necesidades.
El autor define en este capítulo los diferentes tipos de Eventos que podemos encontrar en este mercado de servicios:
EVENTOS CORPORATIVOS (Responden a intereses de Relaciones Públicas)
• Ferias y exposiciones, herramienta utilizada para generar negocios, contactos.
• Conferencias y convenciones, donde se trata un tema en profundidad que resulte de interés para que los relacionados con la actividad.
• Seminarios, organizados para difundir conocimientos
• Lanzamientos de producto
EVENTOS CULTURALES
• Debates, Congresos, Convenciones, Seminarios, entre otros
EVENTOS SOCIALES (Del Ámbito privado, familiar)
• Bodas, bautismos, comuniones.
Es aquí donde nos detenemos para pensar donde podemos calificar los eventos deportivos, propios de nuestro interés. ¿Podrán ser estos una necesidad Cultural y/o Corporativa? Será nuestro trabajo distinguirlos y evaluar sus necesidades acorde a nuestro cliente.
CAPITULO 8: Organización de Bodas
Aquí el autor desarrolla todos los aspectos, complejos y propios de la organización de bodas, que traen aparejados aspectos religiosos, históricos y culturales. No nos detendremos tanta en dicho tema, aunque aconsejo que quien desee casarse, se empate con este capítulo ya que explica con detalle cada uno de los aspectos que debemos tener en cuenta para una boda única e inolvidable. Ya que debe ser un sueño cumplido, en mi humilde opinión.
SEGUNDA PARTE – LA GESTIÓN PROFESIONAL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CAPITULO 9: Ofrecer un buen servicio
La Calidad es un factor de diferenciación que distingue a los buenos profesionales del resto. Esta constituida por elementos variados tales como el valor intrínseco del servicio, la forma y el resultado de su presentación.
La calidad se traduce en reputación, afirma el autor. Explica y sugiere el tratamiento de las tres “P”: Presentación de servicio, Precio y Promoción.
Ya hemos dicho la importancia del boca en boca en la promoción de nuestros eventos, por lo que nos demuestra que es de suman importancia mostrarnos productores de Calidad.
CAPITULO 10: Herramientas de Marketing para la Organización de Eventos
El Marketing se ocupa de identificar y satisfacer las necesidades humanas. Hoy en día atraviesa toda actividad comercial. Por consiguiente debemos tener en cuenta, trabajar estrategias propias de marketing en nuestros servicios.
La Satisfacción, es una de ellas, ya que subraya una medida de valor por la necesidad de cubrir los deseos de nuestros clientes como producto final.
El Valor, que permite superar las expectativas del cliente y nos diferencia de la competencia.
CAPITULO 11: La Comercialización.
Es una herramienta válida y un recurso licito para poder ampliar el presupuesto inicial del evento. Los únicos eventos que pueden comercializarse son los corporativos, entre ellos los eventos DEPORTIVOS.
La difusión, es uno de los factores más importantes en la vida de un evento para lograr la convocatoria. Es importante poder pensar en una carpeta de prensa para poder comunicar el miso a los medios.
A mi parecer es de suma importancia la difusión del evento a trabajar ya que gracias a la imagen que esta publicidad demuestre podremos empezar a mostrar la personalidad que nuestro evento adquirirá y sumar así la cantidad de participantes. Lograr en la difusión la venta anticipada y el deseo de participación.
CAPITULO 12: Aspectos Jurídicos y Legales en la organización de eventos
En todo evento quienes organicen son responsables de la salud de sus asistentes, del buen estado del material y de la seguridad de cada persona allí presente.
El primer riesgo que debemos cubrir es la responsabilidad civil, es decir garantizar la respuesta adecuada ante un indeseado incidente. Es muy importante por molesto que sea realizar la contratación de un seguro a acorde al evento y tener presentes todos los requisitos legales para su organización. Es mejor prevenir que curar dice el refrán.
CONCLUSIÓN
La obra leída, nos brida a los profesionales y al público lector claves para conocer la planificación de eventos exitosos y de calidad. Se concentra en la figura del Organizador Profesional de Eventos como experto responsable de diseñar, planificar, producir y comunicar el mismo.
Aun hoy habiendo ya organizado personalmente eventos sociales, empresariales y culturales, leo y releo la obra del autor ,“Organización de eventos” ,como guía para no olvidar porqué estamos y somos profesionales a la hora de Organizar.
El libro ofrece en detalle muchos aspectos del mundo de los eventos, aunque debemos decir que solo en el “el campo” veremos la importancia de cada uno de estos puntos y la necesidad de profesionalismo en su organización. Aun así se disfruta la vorágine, la posibilidad de hacer realidad algo que solo comienza siendo una idea.
Quien organice y dirija un evento, actuará como administrador de ilusiones.
Muchas Gracias.
M. Florencia Acosta
LIBRO: Organización profesional de eventos. Únicos, personalizados e irrepetibles.
Autor: Rubén Alberto de Gavaldá y Castro
Editorial Paidós -
